Die wichtigsten Funktionen bei Microsoft Teams
Die Kommunikation ist ein ständiger Begleiter im Arbeitsleben. Seit Corona arbeiten viele Leute regelmässig im Home-Office. Das macht die interne Kommunikation, Planung und Koordination schwieriger. Für eine einfachere Kommunikation hat Microsoft das Tool "Teams" entwickelt. Aber was genau kann man damit machen?
Microsoft Teams bietet sozusagen ein virtuelles Büro. Dafür gibt es als Herzstück den Chat, in dem die Mitglieder sich schnell austauschen können. Bei größerem Diskussionsbedarf kann man eine Videokonferenz planen. Und damit alle die gleichen Informationen haben, lassen sich in Teams Dateien hinterlegen und gemeinsam daran arbeiten.
Die wichtigsten Funktionen
Komplexe Anliegen lassen sich in unzähligen E-Mails erörtern oder in wenigen Minuten am Telefon. Aber ist das Anliegen so dringend, dass man die Kollegin in einer konzentrierten Arbeitsphase stören möchte? Nein? Dann nutze ich die Chatfunktion für kurze, informelle Abstimmungen. Teams bietet zudem die Möglichkeit Chatgruppen zu verschiedenen Themen zu erstellen. So können alle Teammitglieder den Verlauf jederzeit nachverfolgen und sie sind auf dem laufenden was gerade zu einem bestimmten Thema diskutiert wird.
Wenn ein Anliegen dringend ist, kann man mittels Video- oder Audiokonferrenz die Kollegin jederzeit anrufen oder sich mit mehreren Teammitgliedern austauschen. Mittels eines Gastzugangs ist es auch möglich einen externen Mitarbeiter an einer Konferenz teilhaben zu lassen. Besonders praktisch ist die Bildschirmfreigabe, um beispielsweise eine Präsentation zu halten oder einen Mitarbeiter zu betreuen, falls etwas nicht funktioniert.
Wer arbeitet zuerst am Dokument? Wer hat den aktuellen Stand der Präsentation? Diese zeitraubenden Fragen gehören mit Teams und den Microsoft 365-Anwendungen der Vergangenheit an. Die Co-Authoring-Funktion ermöglicht es allen Teammitgliedern ein Dokument gemeinsam zu erstellen und ohne Konflikte zu bearbeiten.
Teams lässt sich beliebig mit Apps erweitern wie Umfrage-Tools oder Projektmanagement-Lösungen. Und Teams ist auf allen Geräten verfügbar – egal ob PC, Smartphone, Tablet oder Laptop.
Welche neuen Funktionen gibt es?
Microsoft versucht Teams ständig zu verbessern. Gerade im Meeting Bereich hat Microsoft einige spannende neue Features angekündigt:
Mit dem Together Modus sollen sich die Teilnehmer näher zusammen fühlen, auch wenn sie örtlich getrennt sind. Mit Szenen lässt sich das Team in eine Vielzahl von Einstellungen versetzen, egal ob es sich um ein Auditorium, einen Konferenzraum oder ein Café handelt.
Neu gibt es die Funktion Breakout-Rooms. In den Breakout-Räumen können Besprechungsteilnehmer in kleineren Gruppen zusammenarbeiten, um ein Brainstorming oder eine Gruppendiskussionen durchzuführen. Die Moderatoren können zwischen den Räumen wechseln, Ankündigungen für alle Breakout-Räume machen oder die Breakout-Räume schließen, um alle wieder zum Hauptmeeting zu bringen.
Benutzerdefinierte Layouts ermöglichen eine dynamischere Anzeige von Inhalten. Damit wirkt beispielsweise eine Power Point Präsentation fast wie vor Ort
Mit Meeting Recaps ist es bald möglich Besprechungen aufzuzeichnen und einem Meeting ein Protokoll, Notizen oder Dokumenten zu hinterlegen. Somit kann man jederzeit nachschauen, was man im letzten Meeting besprochen hat und falls ein Kollege nicht teilnehmen konnte, kann er sich selbstständig informieren.
Bis zum Ende des Jahres gibt es laut Microsoft eine neue Anwendung, um Webinare zu planen und durchzuführen. Funktionen dieser Anwendung sind zum Beispiel eine Registrationsplattform mit automatischem E-Mail-Versand oder ein detaillierter Bericht über die Aktivität der Teilnehmenden.