Nützliche Tools im Home-Office
Durch das Coronavirus arbeiten mittlerweile sehr viele Leute im Home-Office. Das bietet Freiheiten, aber es fordert auch eine hohe Selbstdisziplin. Um das Remote Working besser zu organisieren, stehen viele verschiedene Programme zur Verfügung. Im folgenden Beitrag stellen wir euch eine kleine Auswahl von nützlichen Tools vor.
Es braucht Zeit, um sich an das Home-Office zu gewöhnen und für viele ist es eine ungewohnte Situation. Wir haben bei uns bemerkt, dass einerseits die richtigen Tools sehr wichtig sind und anderseits, dass es klare Regeln für die Nutzung der Tools braucht.
Zuhause arbeiten
Um von zuhause aus zu arbeiten gibt es verschiedene Möglichkeiten. Eine Möglichkeit ist die gemeinsame Datenablage in der Cloud, eine andere bietet ein virtueller Desktop (VDI).
Zwei praktische und günstige Lösungen, um in der Cloud zu arbeiten bieten Google und Microsoft. Bei diesen beiden Lösungen verfügt man neben der Datenablage, auch noch über die Möglichkeit gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten, eine Mail Lösung und ein Videokonferenz Tool.
Der virtuelle Desktop bietet die Möglichkeit sich von zuhause auf den Desktop am Arbeitsplatz einzuloggen. Diese Alternative ist zwar komplexer und teurer, dafür hat man eine individualisierte Lösung, mehr Sicherheit und dieselbe Arbeitsumgebung wie im Büro. Mehr zum Vergleich der beiden Lösungen findest du in diesem Artikel: How to compare Microsoft Office 365 with hosted desktops.
Google G-Suite: Cloud, Docs, Mail, Videkonferenz, Chat für ca. 12.- pro User/Monat
Microsoft Office 365: Cloud, Office, Mail, Videokonferenz, Chat für 12.30.- pro User/Monat
Virtueller Desktop: Individualisiert, gleiche Arbeitsumgebung, einfachere Wartung, grosser Kostenrange
Webmeetings
Im Home-Office sind die Webmeetings zentral für die Kommunikation von mehr als zwei Leuten. Sie unterstützen fast jedes Endgerät und fördern eine effiziente Zusammenarbeit. Es gibt verschiedene Programme, die man kostenlos nutzen kann wie Jitsi oder Zoom. Bei Office 365 und G-Suite sind die Webmeetings in Form von Teams und Hangouts im Preis inbegriffen.
Bei Videokonferenzen muss man beachten, dass man die Teilnehmer viel schneller verliert. Deshalb sollte man folgendes beachten:
- Webmeetings sehr gut vorbereiten und so kurz wie möglich halten
- Nur Leute einladen, die wirklich dabei sein müssen
- Klare Rollenverteilung: Wer führt das Meeting?
- Interaktion fördern z.B. mit Verständnisfragen
- Personen direkt ansprechen mit Namen
Interne Kommunikation
Für offizielle Meetings gibt es Videokonferenzen. Doch wie tauschen sich die Mitarbeiter sonst untereinander aus? Wir empfehlen nicht zu viel über E-Mails zu kommunizieren, das überfüllt lediglich den Posteingang. Viel zielführender sind Chat Programme. Es gibt kostenlose Chat Tools wie Slack und Telegramm. Bei Office 365 und G-Suite ist ebenfalls eine Chat-Funktion inbegriffen.
Folgendes ist aus unserer Sicht für die interne Kommunikation wichtig:
- Klare Chatstruktur planen (z.B. "Allgemein" für Smalltalk, interne Themen, verschiedene Kunden)
- Klare Regeln, welche Themen in welchen Chats besprochen werden
- Benachrichtigung für Chats richtig einstellen
- Vermehrt Kollegen anrufen, wenn etwas nicht klar ist
- Daily Meetings von 15 Minuten pro Team
Wie man sich seinen Home-Office Platz optimal einrichtet findest du im Blog 7 Tipps zum Home-Office
Die perfekte Lösung
Es gibt nicht die eine perfekte Lösung, sondern jedes Unternehmen hat andere Anforderungen. Wer bereits auf Microsoft Technologien arbeitet, für den ist die Office 365 Lösung strategisch naheliegender. Für Unternehmen, die hauptsächlich Open Source Technologie im Einsatz haben, macht zum Beispiel Jitsi in Kombination mit Slack mehr Sinn. Und falls man eine individuelle Lösung möchte, ist der virtuelle Desktop zu empfehlen. Wichtig ist, dass man die neuen Möglichkeiten ausprobiert und das es Regeln zur Nutzung der Tools gibt.
Falls du noch mehr zum Home-Office erfahren möchtest, kannst du uns kontaktieren.