Die Veränderungen des Arbeitsplatzes
Während der Corona-Zeit hat der digitale Wandel bei vielen Unternehmen einen grossen Schub bekommen. Viele Firmen haben ihren Mitarbeitern das Home-Office ermöglicht. Diese Umstellung hat viele positive Punkte, es birgt jedoch auch Gefahren für Firmen und Mitarbeiter. „Work anytime, anywhere, on anydevice“ - Geht das wirklich? Wir sagen ja und gleichzeitig nein.
Der digitale Wandel im Arbeitsalltag verändert das traditionelle Modell der Arbeit rasant. Der neuste Bericht „Working Anytime, Anywhere: The effect on the world of work“ untersucht die Veränderung der Arbeitswelt und kommt zu folgenden Ergebnissen: Die Verbesserung der Work-Life-Balance, geringere Fahrtzeiten zum Arbeitsplatz und steigende Produktivität sind Vorteile dieser Arbeitsweise. Aber die neuen Möglichkeiten können auch Nachteile bringen, wie verlängerte Arbeitszeiten, höherer Stresslevel oder einen negativen Einfluss auf die Kommunikation.
Unsere Learnings
Wir haben bei Point Solutions bereits vor Corona unregelmässig im Home-Office gearbeitet. Während dem Lockdown haben wir jedoch festgestellt, dass die richtige Ausstattung, ein gemeinsames Verständnis und verbindliche Regeln wichtig sind, um eine produktive Zusammenarbeit zu ermöglichen. Zentral für unsere Arbeit und den Austausch sind die richtigen Kollaborationstools, ohne diese geht es aus unserer Sicht nicht.
Work Anytime
Flexible Arbeitszeiten gibt es bereits seit längerem. Ich muss nicht bis Punkt fünf Uhr im Büro bleiben, wenn ich gerade ein grosses Projekt abgeschlossen habe oder ich kann die Arbeit früher verlassen, um einen privaten Termin wahrzunehmen.
Flexible Arbeitszeiten sind aus unserer Sicht eine Frage der Organisation und sind sehr gut umzusetzen. Entscheidend ist jedoch, dass man nie den Kunden aus den Augen verliert. Der Kunde steht im Zentrum unserer Arbeit und deshalb ist „Work Anytime“ gut möglich, aber immer in Absprache mit dem Kunden (extern oder intern). Als IT-Dienstleister sind wir zum Beispiel trotzdem bis 17 Uhr erreichbar.
Aus Unternehmenssicht gilt es auf die verschiedenen Typen Rücksicht zu nehmen. Es gibt Mitarbeiter, die ein sehr gutes Selbstmanagement haben und Mitarbeiter die mehr Führung benötigen. Die Erreichbarkeit muss klar geregelt sein, damit die Flexibilität nicht plötzlich negative Folgen für die Mitarbeiter hat.
Work Anywhere
Das Arbeiten im Home-Office gibt es ebenfalls schon länger. Es hat sich jedoch noch nicht wirklich durchgesetzt. Das Home-Office oder Arbeiten von irgendwo bietet noch mehr Flexibilität. Aus unserer Sicht ist die Produktivität „Anywhere“ jedoch nicht gleich gross wie an einem voll eingerichteten Büro- oder Homeoffice-Arbeitsplatz. Bei uns gibt es deshalb nur diese beiden Möglichkeiten.
Im Home-Office verschmelzen die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit. Hier ist der Arbeitgeber noch stärker gefordert, klare Regeln zu formulieren und die Mitarbeiter zu sensibilisieren. Genau wie bei den flexiblen Arbeitszeiten gilt es auf die einzelnen Mitarbeiter und ihre Bedürfnisse Rücksicht zu nehmen.
Use any Device
Am Handy zu arbeiten ist aus unserer Sicht nicht möglich - höchstens, um etwas zu lesen. Auch der Laptop bietet nicht den gleichen Komfort wie ein voll ausgerüsteter Arbeitsplatz. Einfachere arbeiten sind mit dem Laptop gut zu erledigen, aber am besten arbeitet man mit mehreren Bildschirmen, externerer Maus, schnellem Internet usw.
Jedes Gerät für die Arbeit zu benutzen ist auch eine Frage der Sicherheit. Als IT-Dienstleister haben wir sensible Kundendaten und deshalb ist es ein Muss mit dem Geschäftslaptop zu arbeiten. Eine optimale Lösung mit Blick auf die IT-Security bietet der virtuelle Arbeitsplatz. Damit kann man sich von überall auf seinen gesicherten Arbeitsplatz einloggen.
Kollaborationstools
Bei uns hat sich gezeigt, dass der Einsatz von Kollaborationstools sehr wichtig ist. Wir arbeiten mit Confluence/Jira von Atlassin als Informationsplattform (Unser Wiki), zur Zusammenarbeit, Planung und Aufgabenteilung (Scrum-Planung und Ticketsystem).
Zur Kommunikation arbeiten wir mit Microsoft Teams. Wir nutzen Teams für interne und externe Meetings und um uns täglich auf den neusten Stand zu bringen. Die Chatfunktion sorgt dafür, dass sich unsere Mailboxen nicht überfüllen und bietet ebenfalls die Möglichkeit für den kurzen informellen Austausch.
Klare Regeln
Wir haben gemeinsame Regeln für das Home-Office entwickelt. Die Regelen dienen der gemeinsamen Kommunikation und dem Schutz des Arbeitnehmers und Arbeitgebers.
- Wann darf jemand Home-Office machen
- Wie ist die Erreichbarkeit und Antwortzeit
- Wie kommunizieren wir
- Ausstattung des Arbeitsplatzes
- Usw.
Warum sich die Mühe lohnt
Vor dem Hintergrund der Digitalisierung kommt es in der Arbeitswelt zu einem tief greifenden Wandel, der Unternehmen wie Mitarbeiter gleichermassen betrifft. Für beide gilt: Wer morgen noch erfolgreich sein will, muss umdenken.
Wie bei allen Veränderungen und Neuerungen gilt: Eine intensive Kommunikation ist sehr wichtig. Unternehmen sollten ihre Mitarbeiter bei Veränderungen mit ins Boot holen und sie über Neuigkeiten informieren.
Das Bedürfnis nach mehr Flexibilität ist bei vielen Mitarbeitern sehr gross. Die Einführung von mehr örtlichen und zeitlichen Freiheit wird nicht von heute auf morgen erfolgreich gelingen. Es braucht dafür Zeit, die richtigen Tools und ein gemeinsames Verständnis inklusive Regeln.